KI-Automatisierung für kleine Betriebe · Mannheim

Sie zahlen Personal für Arbeit, die längst von allein laufen könnte.

Rücklastschriften nachbearbeiten, Angebote abtippen, nicht abgerechnete Leistungen zusammensuchen, Anfragen hinterhertelefonieren: Diese Handarbeit lässt sich an Ihr ERP, Ihre Warenwirtschaft oder Ihre Abrechnung abgeben. Ob Ihr System das bereits kann oder ob sich etwas anderes mehr lohnt, klären wir zuerst — statt es zu versprechen.

Lieber erst schreiben? Kurzcheck — vier Fragen, zwei Minuten

Eine Woche Analyse · Danach ein Angebot mit Umfang und Preis · Betreuung im Anschluss optional und monatlich kündbar

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei einem IT-Systemhaus kommen 20 bis 30 Prozent der Lastschriften zurück. Jede muss von Hand erkannt und die Rechnung wieder auf „offen" gesetzt werden. Das bindet einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Backoffice — Woche für Woche.

Die Lösung war hier kein neues System. Das vorhandene ERP konnte alles, was nötig war — es wurde nur von Hand bedient. Wir haben die Schnittstelle genutzt und den Ablauf automatisiert.

Wo KI wirklich hilft — und wo nicht

Nicht jeder Schritt braucht KI. Ein Zahlungsabgleich ist reine Logik. Dort wäre sie fehl am Platz, weil feste Regeln zuverlässiger sind und jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.

Gebraucht wird sie dort, wo Text im Spiel ist. Wenn ein internes Kürzel in einen Satz übersetzt werden muss, den der Kunde versteht. Wenn aus einer eingehenden Mail hervorgehen soll, worum es überhaupt geht. Wenn aus einzelnen Positionen ein lesbares Angebot wird.

Wir setzen sie genau an diesen Stellen ein — und sagen Ihnen vorher, an welchen.

Auch die Akquise ist ein Prozess

Ein Betrieb schickt im Monat vierzig Angebote heraus. Nachgefasst wird bei denen, an die sich jemand erinnert. Die übrigen laufen still aus. Niemand hat dabei einen Fehler gemacht — es ist Handarbeit, und Handarbeit vergisst.

Der Weg von der ersten Anfrage bis zum Auftrag ist ein Ablauf wie jeder andere. Er lässt sich aufnehmen, messen und in Teilen automatisieren:

• Nach jedem abgeschlossenen Auftrag fragt das System von sich aus nach einer Bewertung — mit dem Hinweis, dass man solche Nachrichten jederzeit abbestellen kann.
• Offene Angebote melden sich selbst, statt in Vergessenheit zu geraten.
• Kunden, von denen seit zwei Jahren nichts kam, stehen als Liste bereit — nicht als Ahnung.
• Anruf, WhatsApp und Formular laufen an einer Stelle zusammen, nicht in drei Postfächern.

Das ist keine Werbung. Es ist der Umgang mit dem, was ohnehin schon da ist: Anfragen, Angebote, Bestandskunden, zufriedene Auftraggeber. Für viele Betriebe liegt dort mehr als in einem zusätzlichen Werbebudget.

Wo Kunden angeschrieben werden, richten wir es so ein, dass die Vorgaben des Wettbewerbsrechts eingehalten werden können — auch wenn eine Idee dadurch kleiner ausfällt. Ob sich der Aufwand bei Ihnen lohnt, ergibt die Analyse. Wie bei jedem anderen Ablauf auch.

Ob dazu bezahlte Werbung gehört, ergibt ebenfalls die Analyse. Geschaltet und betreut würde sie von Ihnen oder Ihrer Agentur — nicht von uns.

Warum gerade jetzt

Vieles, was heute automatisierbar ist, war es vor zwei Jahren noch nicht — jedenfalls nicht zu Kosten, die sich für einen kleinen Betrieb rechnen. Software, die eine eingehende Mail versteht, einen Beleg liest oder ein internes Kürzel in einen verständlichen Satz übersetzt, ist erst seit Kurzem zuverlässig genug für den Alltag. Falls Sie das Thema schon einmal geprüft und verworfen haben: Die Rechnung von damals stimmt nicht mehr.

Dringlich wird es dabei nicht durch die Technik, sondern durch die Arithmetik. Jede Woche fließen Stunden in Abläufe, die von allein laufen könnten — und diese Stunden kommen nicht zurück.

Dazu kommt eine Frist, die niemand verhandeln kann: Die E-Rechnungspflicht kommt stufenweise bis 2028. Wer seine Abrechnung ohnehin anfassen muss, automatisiert am besten gleich mit.

Unser Vorgehen in drei Schritten

Erst die Analyse, dann der Preis

Jeder Betrieb ist anders — deshalb prüfen wir zuerst und machen dann ein Angebot. Ein Preis von der Stange würde Ihren Abläufen nicht gerecht, eine Schätzung ins Blaue erst recht nicht. Deshalb steht die Analyse-Woche am Anfang. Sie wird berechnet, und ihr Ergebnis gehört Ihnen auch dann, wenn Sie danach nichts umsetzen.

Daran messen wir jeden Prozess: Bringt er mehr Anfragen, mehr Zeit oder mehr Geld? Wenn nicht, raten wir ab.

Im Anschluss erhalten Sie ein Angebot mit Umfang, Aufwand und Preis. Sie entscheiden dann, ob und was davon umgesetzt wird — auch nichts zu tun ist eine mögliche Antwort.

Der laufende Betrieb — Überwachung, Pflege, kleinere Anpassungen — ist optional und monatlich kündbar. Erst ab dem Zeitpunkt, an dem der Prozess stabil läuft.

Wer dahintersteht

Wir sind zu zweit.

Auf der einen Seite fünf Jahre IT Consulting bei KPMG — Prozesse, Anforderungen, Systemlandschaften. Dazu Wirtschaftsingenieurwesen und ein Master in Maschinenbau.

Auf der anderen mehrere Jahre Softwareentwicklung — die Umsetzung. Beratung und Bau liegen damit in einer Hand, nichts wird weitergereicht.

Der Schwerpunkt liegt auf Abläufen in bestehenden Systemen: ERP, Warenwirtschaft, Abrechnung, Akquise. Meist geht es um das, was zwischen den Systemen von Hand passiert. Und wenn die Analyse ergibt, dass ein Werkzeug fehlt, sagen wir Ihnen auch das.

Kurzcheck

Vier Fragen, keine zwei Minuten. Danach wissen wir, ob sich ein Gespräch für Sie lohnt — und Sie haben nichts erklärt, was Sie nicht erklären wollten.

Kontakt

Fünfzehn Minuten reichen, um einzuschätzen, ob sich das Thema für Sie lohnt. Wenn nicht, sagen wir das auch. Rufen Sie an oder schreiben Sie kurz per WhatsApp — was Ihnen lieber ist. Wenn Sie lieber erst schreiben, gehen Sie den Kurzcheck durch.

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